「溶解」という言葉をご存知ですか？｜ネクタイ派手夫の保険流通革命｜ネクタイ派手夫

「溶解」という言葉をご存知ですか？

「溶解する」とは、ウィキぺディアによると、「溶解とは溶質と呼びあらわされる固体、液体または気体が溶媒（液体）中に分散して均一系を形成する現象」とされています。要するに「溶かす」という事です。

○○ウォッチじゃないですよー！

 

何故「溶解」の話をしているかというと、先般、保険代理店さんと個人情報の扱いについて話していて、この「溶解」という言葉をご存知なくて正直驚いたからです。

「溶解」って何をどうするのか、お分かりになりますか？

 

そうです。

取得した「個人情報」は「溶解」して処理しなければならないのです。

ネクタイ派手夫は保険会社に勤務していたので溶解作業は当たり前のことと考えていましたが、未だにシュレッダーで処理しているとか、まさかのごみ箱に捨てているという状況を垣間見ることがあり、驚愕してしまいました。

 

保険ショップでの個人情報の取扱はどのように皆さんの代理店の内部規程で定めていますか？

「内部規程って何？」と今思われた方は恐らく１年後は保険代理店として存続すら出来ません。

内部規程で個人情報の取扱についてどのようにするのかをまずは代理店として決めなければなりません。

やることは、「個人情報に該当するものは何か？」から決めて行って下さい。

お客様に提案した見積書は当然お名前や生年月日等が記載されていますので、個人情報ですよね。出入りしている保険会社社員の名刺はどうですか。お客様からいただいた保険証券のコピーはどうですか？

こうして個人情報に該当するものは何かを決めて下さい。

 

次に「個人情報はどう『保管・管理』するか」を決めて下さい。

まさか募集人個々が各個のキャビネットで保管していることはありませんよね。当然、バックヤードの鍵がかかるキャビネットに個人情報を入れる場所を決めて保管していますよね。バックヤードの入口の鍵は通常の鍵でなく、カードキーになっていますよね。保管場所には監視カメラを置いていて誰がいつ入って個人情報のキャビネットを開けていたか履歴を残せるようにしてありますよね。

 

次は「個人情報を何時まで保管するのか」を決めて下さい。

保険ショップで作成した保険の見積もり書はお客様が加入されるか決められるまである程度の時間を要しますので、通常三ヶ月間保管という所が多いと思います。三ヶ月経ったらお客様はご加入いただけなかったということで個人情報を廃棄します。

 

次は「個人情報廃棄のやり方」を決めて下さい。

ここで今回お話ししている「溶解」が登場します。

「溶解」は業者に依頼してやってもらいますので、お金もかかりますが、溶解証明も出してくれますので、「個人情報の廃棄は溶解しています」というエビデンスとして使えます。

 

こうした一連の流れを「個人情報取扱に関する内部規程」として代理店自らが作り、これを各店舗に置いて、店舗スタッフの内部規程に従って対処していく。これが保険業法で求められている「態勢整備」となるわけです。

 

年が明ければ改正保険業法施行まで残す期間は僅か１年！

自分には無理だと思われる方は、早くお客様を任せられる改正保険業法に耐えられる保険代理店を探して、吸収してもらうことを真剣に考えて行く時ともなっています。

 

皆さん、本当に分かっていますか？