保険代理店における個人情報｜とれたて！損害保険｜上野 直昭

保険代理店における個人情報

保険代理店事務所における個人情報って何でしょうか。

 

一番大切な個人情報は、更改申込書や更改済みの申込書控えですね。

こうした書類は、鍵のかかるキャビネットに納めてあると思いますが、この位は個人情報を守るための最低要件ですよね。

基本的に募集人個人が管理するものではないので、保険代理店として書類の保管場所を固定して募集人全員が同じキャビネットに納めておく必要があると思います。

募集人個々で個々のキャビネットで管理している代理店もまだあるかと思いますが、会社としての態勢整備の意味からも、同じ場所に保管する必要があると思います。

今後はお客様の意向把握を如何にきちんと聞いたかの証明をしなければなりませんので、こうした証拠書類と併せて保管したら良いと思います。

 

で、保管してある更改申込書を更改手続きの為に持ち出しますが、この際に「個人情報の持ち出し台帳」にきちんと記載して持ち出していますか。

こは、まだまだ甘い代理店が多いと思いますが、必ず個人情報持ち出し台帳を作って、キャビネットから持ち出す場合には都度都度記載しないとダメです。

分かっていますか？

 

こうした保険代理店が関わる個人情報取扱については、代理店毎に保管規定を作って態勢整備をしないといけません。

机上放置など言語道断！

机上と言えば、机上にいただいた名刺を置いている募集人をたまに見つけますが、名刺も個人情報です。自身の机の鍵のかかるキャビネットに名刺ファイルに整理して保管しないといけません。

 

仕事を終えて会社を出る際に、机上には何もない状態にして帰っていますか？

机上には基本「もの」があってはダメです。

全てのものをボックスに入れて、鍵のかかるキャビネットに入れて帰るという癖をつけていきましょうね。

 

この「鍵」自体も、キャビネットの分かる共通の場所に入れて帰るという所も多いと思います。鍵を置いて帰るキャビネットの鍵」を個々が持っていて、帰る時にはこの鍵だけを持って帰るべきですね。個人の机の鍵を個人が自宅に持って帰ると、個人が休みの際に必要な情報が入手できないといった事態に陥る可能性が残りますので、こうした事態は阻止すべきだと思います。

保険代理店は募集人個々がしている訳ではなく、組織として機能しているのです。個人が休んだからわからないでは済まされるものではないのです。

 

募集人個々の集合体的な保険代理店が多かったですが、組織としての保険代理店を求められています。個人情報取扱は最も大切な押さえどころです。

まずは、各代理店ごとに「一体、何が個人情報なのか」を皆で考えて、それぞれの個人情報を如何に組織として管理すべきかを考えてみて下さい。

 

一朝一夕で出来ることではありません。

まずは「やること」です！！

さあ、行動しましょう！