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保険業法改正に向かって、まずやることは内部規程作り!PART3|とれたて!損害保険|上野 直昭

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保険業法改正に向かって、まずやることは内部規程作り!PART3

  • 顧客情報管理規程

 

<項目例>

★個人情報保護法・当局のガイドラインに基づき規定すべき項目は全て規定する必要あり!

・顧客情報管理部署の役割・責任及び組織に関する取決め

顧客情報管理台帳の整

  ・アクセス権の管理方法

  ・収納する場所、廃棄方法

  ・そもそも管理の対象とんなる帳票は何かを考える

・顧客情報を外部に持ち出す場合の態

・漏洩等が発生した場合の対処方法

など

 

お客様の情報を漏洩させないためにどんな対応をしておく必要があるかということですね。

まずは、「アクセス権」です。

誰でもが情報を入手できるのではなく、「必要な範囲の情報を必要な範囲のものしか与えない」ことが肝要です。

 

そのためにはアクセスの制限、管理が必要となってきます。

ID・パスワードは月に一回など定期的に行うこと、ログを取り同じID・パスワードで複数のパソコンから操作されていないかをチェックしたり、ID・パスワードを付与した職員以外のパソコンから操作がなされていないかチェックすることも内規に入れるべきでしょうね。

 

役職員が退職した後もアクセスできるなんてありえないですから、退職時・異動時のID・パスワードの利用権の停止、退職時における確実な情報廃棄も成約書を取るなどして念押しする必要があると考えます。

 

顧客情報の持ち出しは基本禁止すべきと考えますが、少なくとも「私用」パソコンの使用禁止、従って会社でパソコンは貸与し、Eメールは当然ですがccに上司を入れるとか、添付ファイルには必ずパスワードを付けるとか、USB、CD-ROM等は持ち出しを記録することも必要でしょうね。

 

また、万が一、顧客情報が漏洩した場合の対応も内規でしっかり決めておく必要がありますね。

 

顧客情報管理規程はお客様を守る根っこともなりますので、きちんと専門部署を作って態勢整備していくことも必要になると考えます。

 

これで、三つの内部規程作りの話をしましたが、大変でしょ!

如何に早く取り組むかがポイントですよ。

思い立ったら今です!

このブログを見た今日から、即、行動をしていきましょうーー!!

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